O bem-estar dos colaboradores deixou de ser um diferencial e se tornou uma peça-chave na estratégia de retenção de talentos e produtividade das empresas. Nesse cenário, plataformas como o Wellhub (antigo Gympass) ganham destaque, oferecendo acesso a uma vasta rede de academias, estúdios e atividades de bem-estar. Contudo, para o profissional de RH/DP, a implementação desse benefício vai além da contratação do serviço: é preciso entender como o Wellhub (ex-Gympass) se integra à folha de pagamento, garantindo conformidade legal e uma gestão eficiente.

Este artigo é um guia completo para o RH/DP que busca lançar e gerenciar o Wellhub na folha, abordando desde os aspectos legais e tributários até o passo a passo prático e exemplos de cálculo. Prepare-se para desmistificar o processo e otimizar a oferta de bem-estar na sua empresa.

O Que é o Wellhub (ex-Gympass) e Sua Relevância para Empresas?

O Wellhub é uma plataforma de bem-estar corporativo que conecta empresas e seus colaboradores a milhares de academias, estúdios de yoga, pilates, natação, aplicativos de meditação, nutricionistas e terapeutas, entre outras opções. Seu objetivo é promover uma cultura de saúde e bem-estar, incentivando a prática de atividades físicas e mentais.

Evolução do Gympass para Wellhub

Conhecido por muitos como Gympass, a empresa passou por uma evolução estratégica, ampliando seu escopo de atuação para além das academias. A mudança de nome para Wellhub reflete essa expansão, englobando uma gama mais vasta de soluções de bem-estar que visam a saúde integral dos usuários. Para o RH/DP, é fundamental entender que, apesar da mudança de nome, a mecânica de contratação e os desafios de lançamento na folha de pagamento permanecem similares.

Benefícios para Colaboradores e Empresas

A oferta de um benefício como o Wellhub traz vantagens significativas para ambos os lados:

  • Para os Colaboradores: Acesso facilitado e mais acessível a atividades de bem-estar, maior motivação, redução do estresse, melhora da saúde física e mental, e aumento da qualidade de vida.
  • Para as Empresas: Redução do absenteísmo e do turnover, aumento da produtividade e engajamento, melhora do clima organizacional, fortalecimento da marca empregadora e atração de talentos. É um investimento que se reflete diretamente na performance e na cultura da organização.

Aspectos Legais e Tributários do Wellhub na Folha de Pagamento

A integração do Wellhub na folha de pagamento exige atenção aos detalhes legais e tributários. A classificação correta do benefício é crucial para evitar contingências fiscais e trabalhistas.

Natureza Jurídica do Benefício: Verba Remuneratória ou Indenizatória?

A principal questão a ser definida é se o Wellhub, quando oferecido pela empresa, tem natureza remuneratória ou indenizatória. A Lei nº 13.467/2017, conhecida como Reforma Trabalhista, trouxe clareza sobre o tema.

O artigo 458, § 2º, inciso V, da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) estabelece que não integram o salário as despesas com educação, inclusive de cursos e materiais didáticos, bem como os valores despendidos diretamente ou mediante convênio com o empregado para custeio de serviços de saúde, cultura, recreação e previdência privada. Embora o Wellhub não seja explicitamente citado, a natureza de “recreação” e “saúde” se encaixa perfeitamente nesse inciso.

Assim, o Wellhub, quando fornecido pela empresa, não possui natureza salarial/remuneratória, desde que seja um benefício oferecido de forma geral aos colaboradores, sem vinculação direta à contraprestação do trabalho ou como forma de retribuição por serviços específicos. Isso significa que ele não gera reflexos em férias, 13º salário, horas extras, FGTS ou INSS.

Implicações Fiscais e Previdenciárias (INSS, FGTS, IRRF)

Considerando a natureza não salarial do Wellhub, as implicações fiscais e previdenciárias são as seguintes:

  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): Não há incidência de contribuição previdenciária (parte empresa e parte empregado) sobre os valores referentes ao Wellhub, seja o custo total assumido pela empresa ou a coparticipação do colaborador.
  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): Não há incidência de FGTS sobre os valores do benefício.
  • IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): A Receita Federal do Brasil, por meio de Soluções de Consulta, tem reiterado que benefícios de bem-estar, como os oferecidos pelo Wellhub, não configuram rendimento tributável para o empregado, desde que não haja liberalidade no pagamento em dinheiro ou vinculação à remuneração. Portanto, não há incidência de IRRF.

É crucial que a empresa documente a política de concessão do benefício, deixando claro seu caráter não salarial e sua finalidade de promoção do bem-estar.

Acordos Coletivos e Convenções Coletivas

Antes de implementar o Wellhub, o RH/DP deve verificar se o Acordo Coletivo de Trabalho (ACT) ou a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria profissional possui alguma cláusula específica sobre benefícios de bem-estar ou sobre a forma de concessão de benefícios em geral. Embora seja incomum haver restrições diretas ao Wellhub, é sempre bom garantir que a política interna esteja em conformidade com as normas coletivas.

Modalidades de Lançamento do Wellhub na Folha de Pagamento

Existem diferentes formas de lançar o Wellhub na folha, dependendo da política de subsídio da empresa.

Desconto em Folha (Coparticipação do Colaborador)

Esta é a modalidade mais comum. A empresa subsidia parte do custo do plano, e o colaborador arca com a diferença, que é descontada diretamente da sua folha de pagamento. O desconto deve ser claro e discriminado no holerite.

  • Como configurar o evento: No sistema de folha de pagamento, deve-se criar uma verba ou rubrica específica para o “Desconto Wellhub (ou Gympass)”. Esta verba será de natureza “Desconto” e não terá incidência de IRRF, INSS ou FGTS, pois se trata de um valor pago pelo funcionário por um serviço.
  • Exemplo prático de cálculo: Se o plano custa R$ 99,00 e a empresa subsidia R$ 50,00, o desconto na folha do colaborador será de R$ 49,00.

Custo Totalmente Assumido pela Empresa

Nesta modalidade, a empresa arca com 100% do custo do plano do Wellhub para os colaboradores que aderirem. Embora menos comum devido ao custo, é uma excelente estratégia de atração e retenção.

  • Como registrar: O valor pago pela empresa não precisa aparecer como um “provento” na folha de pagamento do colaborador, pois, como já mencionado, não tem natureza salarial. No entanto, o RH/DP precisa ter um controle gerencial dos valores pagos por colaborador para fins de conciliação com a fatura do Wellhub e para reportes internos. Contabilmente, será registrado como despesa administrativa ou de benefícios.

Modelos Híbridos

Algumas empresas optam por modelos híbridos, onde o subsídio varia de acordo com o nível do plano escolhido pelo colaborador ou com o cargo. Por exemplo, a empresa pode subsidiar integralmente um plano básico e oferecer a opção de planos mais completos com coparticipação maior do colaborador. A gestão desses modelos exige um controle mais detalhado e uma configuração flexível no sistema de folha.

Passo a Passo para Lançar o Wellhub na Folha

Lançar o Wellhub na folha de pagamento de forma organizada e eficiente é crucial. Siga este roteiro:

1. Análise e Decisão da Política Interna

  • Defina o subsídio: Qual percentual ou valor a empresa subsidiará? Será o mesmo para todos ou haverá diferenciação por nível de plano/cargo?
  • Condições de elegibilidade: Quem poderá aderir ao benefício? Todos os funcionários, apenas CLT, estagiários? A partir de qual tempo de casa?
  • Comunicação: Como a política será comunicada aos colaboradores? Quais canais serão utilizados?

2. Comunicação e Adesão dos Colaboradores

  • Divulgação: Realize campanhas internas para apresentar o Wellhub, seus benefícios e como funciona a adesão. Utilize e-mails, intranet, reuniões e materiais gráficos.
  • Período de adesão: Estabeleça um período claro para que os colaboradores manifestem interesse e escolham seus planos. O Wellhub geralmente oferece uma plataforma para que o próprio colaborador faça a escolha.
  • Termo de adesão/autorização de desconto: Para os casos de coparticipação, é fundamental que o colaborador assine um termo de adesão e autorização de desconto em folha, deixando claro o valor e a finalidade do desconto. Isso garante a segurança jurídica da empresa.

3. Configuração no Sistema de Folha de Pagamento

Esta é a etapa técnica mais importante para o DP.

  • Criação de Verba/Rubrica específica: No sistema de folha, crie uma nova verba de “Desconto” com a descrição “Desconto Wellhub” (ou “Desconto Gympass”).
  • Configuração de incidências: Certifique-se de que esta verba esteja configurada para NÃO INCIDIR em:
    • INSS (empregado e empregador)
    • FGTS
    • IRRF
    • Base de cálculo de médias (férias, 13º etc.)
  • Integração: Verifique se o seu sistema de folha de pagamento possui alguma integração direta com o Wellhub. Caso contrário, será necessário importar os dados de adesão e os valores de coparticipação manualmente ou via planilha de forma mensal.

4. Processamento e Lançamento Mensal

  • Recebimento da fatura/relatório do Wellhub: Mensalmente, o Wellhub enviará um relatório com a lista de colaboradores ativos, seus planos e os valores de coparticipação (se houver).
  • Lançamento dos descontos: Insira os valores de coparticipação na folha de pagamento de cada colaborador, utilizando a verba de desconto criada. Este processo pode ser manual, via importação de planilha ou, idealmente, automatizado.
  • Conferência: Após o processamento, realize uma conferência para garantir que os descontos foram aplicados corretamente e que os totais da folha batem com o relatório do Wellhub.

5. Conciliação e Auditoria

  • Pagamento da fatura: A empresa pagará a fatura total do Wellhub (subsídio + coparticipação). É crucial que o valor total da fatura (referente à coparticipação) seja igual ao somatório dos descontos efetuados na folha de pagamento dos colaboradores.
  • Auditoria: Periodicamente, audite o processo para identificar inconsistências, erros ou oportunidades de melhoria. Mantenha registros detalhados das adesões, cancelamentos e alterações de plano.

Exemplo Prático de Lançamento e Cálculo na Folha

Vamos considerar um cenário hipotético para ilustrar o lançamento na folha de pagamento:

Cenário:

  • Empresa: Alpha Soluções Ltda.
  • Colaborador: João Silva
  • Salário Base de João: R$ 3.000,00
  • Plano Wellhub escolhido: Plano Essencial (custo total de R$ 99,00/mês)
  • Política da empresa: Subsidia R$ 50,00 do plano Wellhub, o restante é coparticipação do colaborador.

Cálculo:

  • Custo total do plano: R$ 99,00
  • Subsídio da empresa: R$ 50,00
  • Coparticipação do colaborador: R$ 99,00 - R$ 50,00 = R$ 49,00

Lançamento na Folha de Pagamento de João Silva:

Descrição Provento / Desconto Referência Valor (R$)
Salário Base 30,00 3.000,00
Desconto INSS (270,00)
Desconto Vale Transporte (6%)
Desconto Wellhub (49,00)
Líquido a Receber 2.681,00

Observação: Os valores de INSS e Vale Transporte são apenas para fins ilustrativos e podem variar conforme a legislação e as políticas da empresa.

Impacto para a Empresa (para João Silva):

  • Despesa com subsídio Wellhub: R$ 50,00 (registrado como despesa de benefício, não na folha de João).
  • Encargos sobre o Salário Base: INSS Patronal, FGTS (calculados sobre os R$ 3.000,00 de salário base, sem incidência sobre o Wellhub).

Este exemplo demonstra que o desconto do Wellhub aparece no holerite do colaborador, enquanto o subsídio da empresa é uma despesa separada, gerenciada pelo RH/DP e financeiro.

Dicas para uma Gestão Eficiente do Wellhub no RH/DP

Para maximizar o valor do Wellhub e simplificar sua administração:

  • Comunicação Clara e Constante: Mantenha os colaboradores informados sobre o benefício, como utilizá-lo e quaisquer mudanças. Uma comunicação transparente evita dúvidas e aumenta a adesão.
  • Automação: Se possível, integre o sistema de folha de pagamento com a plataforma Wellhub para automatizar o lançamento dos descontos. Isso reduz erros manuais e economiza tempo do DP.
  • Monitoramento da Adesão e Satisfação: Acompanhe a taxa de adesão e utilize pesquisas de satisfação para entender como os colaboradores estão utilizando o benefício e se ele está gerando o impacto esperado. Isso pode guiar ajustes na política.
  • Parceria com a Wellhub: Mantenha um bom relacionamento com o suporte da Wellhub. Eles podem oferecer relatórios, treinamentos e insights para otimizar o uso da plataforma na sua empresa.
  • Revisão Periódica da Política: O mercado de benefícios e a legislação podem mudar. Revise a política do Wellhub anualmente para garantir que ela continue alinhada aos objetivos da empresa e às leis vigentes.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O Wellhub (ex-Gympass) incide INSS e FGTS?

Não. Conforme o artigo 458, § 2º, inciso V da CLT, benefícios como os oferecidos pelo Wellhub, que visam saúde e recreação, não possuem natureza salarial e, portanto, não incidem INSS nem FGTS, desde que concedidos de forma geral e sem vinculação à remuneração.

Como funciona o desconto em folha do Wellhub?

Quando há coparticipação do colaborador, o valor de sua responsabilidade é descontado diretamente da folha de pagamento. Este desconto deve ser registrado em uma verba específica no holerite, sem incidência de encargos trabalhistas ou previdenciários, pois representa o pagamento de um serviço pelo próprio funcionário.

É obrigatório oferecer o Wellhub (ex-Gympass)?

Não, a oferta do Wellhub não é uma obrigação legal para as empresas. Trata-se de um benefício voluntário que as organizações escolhem conceder para promover o bem-estar de seus colaboradores, atrair e reter talentos e melhorar o ambiente de trabalho.

Qual a diferença entre Gympass e Wellhub?

Wellhub é a nova identidade da marca Gympass. A mudança reflete uma expansão dos serviços oferecidos, que agora incluem não apenas academias, mas uma gama mais ampla de soluções de bem-estar físico e mental, como aplicativos de meditação, terapias online e nutricionistas, visando uma abordagem mais holística da saúde.

Posso retroagir o lançamento do Wellhub na folha?

Não é recomendável retroagir descontos em folha de pagamento sem a devida autorização prévia e expressa do colaborador. Se houver atraso na implementação do desconto, o ideal é negociar com o colaborador a forma de pagamento dos valores em aberto ou ajustar a data de início da cobrança.

Conclusão

O Wellhub (ex-Gympass) é um benefício poderoso para promover o bem-estar e a qualidade de vida dos colaboradores, impactando positivamente a performance e a cultura organizacional. Para o RH/DP, o lançamento e a gestão na folha de pagamento, embora exijam atenção aos detalhes legais e operacionais, são processos totalmente gerenciáveis.

Ao seguir as diretrizes legais, configurar corretamente o sistema de folha e manter uma comunicação transparente, sua empresa estará apta a oferecer esse valioso benefício, colhendo os frutos de uma equipe mais saudável, engajada e produtiva. Investir em bem-estar é investir no futuro da sua organização.